word邮件合并功能使用教程

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word邮件合并功能使用教程:用Word“邮件合并”和Outlook的通讯薄结合就可以“批量生产”这种“麻烦”的邮件。

1、制作联系人列表

联系人列表几乎不用特别制作，我们可以直接使用Outlook通讯薄中的联系人资料，不过如果资料不全的话，还要一一添加完善。

除了利用Outlook的通讯薄外，我们还可以利用Excel制作联系人邮件列表。方法也非常简单，只要将联系人姓名和电子邮件地址分别以两个字段输入即可。

2、撰写邮件正文、启动邮件合并向导

像平时输入Word普通文档一样在Word中输入邮件内容，不过需要注意的是不要写邮件开头的称呼，完成之后单击“工具”菜单中的“信函与邮件”子菜单下的“邮件合并向导…”，此时Word右侧会弹出“邮件合并”任务窗口(如图1)，在其中选择要制作的文档类型，有“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”和“目录”等供我们选择，此时我们应该选择“电子邮件”然后单击“下一步：正在启动文档”打开“选择开始文档”任务窗口。

图１

图２

这里有三个选项供我们选择，“使用当前文档”是指从当前活动窗口中的文档创建邮件；“从模板开始”是利用邮件模板来生成邮件；而“从现有文档开始”是指可以利用已经保存在电脑中的文档创建邮件。因为我们开始时已经在Word正文中输入邮件内容了，所以应该第一项“使用当前文档”(如图2)。最后单击“下一步：选取收件人”进入选择联系人列表步骤。

3、选择联系人列表

　　在选择收件人列表中有三个选项可以使用，“使用现有列表”、“从Outlook联系人中选择”和“键入新列表”(如图3)。这三种途径虽说方法不一样，不过都可以使用户达到目的，所以我们分别来详细了解一下。

图３

　　选择“使用现有列表”，在窗口中间点击“选择另外的列表…”就会弹出“选择数据源”对话框，在这里我们可以选择各种形式的数据表文件，一般是Excel数据文件，选择一个，再选择存放收件人信息的工作薄，最后确定哪些邮件地址是有用的。确定数据列表后如果还有不满意的地方(例如邮件某个人的邮件地址或改名)，可以在图3中单击“编辑收件人列表”按钮对刚才所做的选择进行修改。

　　如果Outlook中通讯薄联系人列表比较完备的话，也可以选择“从Outlook联系人中选择”选项，然后就可以选择Outlook中的联系人列表来使用。同样也可以通过单击“编辑收件人列表”进行相关的操作。

图４

　　最后一种情况比较麻烦一些，如果用户没有准备邮件列表而且Outlook通讯薄也不完备，那就只有使用这种方法了。选择“键入新列表”，然后单击“创建”，弹出“新建地址列表”对话框(如图4、5)。接下来在“姓氏”、“名字”和“电子邮件地址”文本框中输入收件人的姓名和Email地址，当然如果需要也可以输入其他详细信息。然后单击“新建条目”按钮输入下一个联系人的信息，依次类推把所有需要的联系人都输入到列表中，最后单击“关闭”按钮，在弹出的“保存通讯录”对话框中选择保存路径并输入文件名，再单击“保存”按钮进入“邮件合并收件人”对话框，如果不需要个性的话直接单击“确定”按钮，此时这个新建的列表就成了“现有列表”，可以“现有列表”中选择使用。 

图５

　　根据我们的自身情况，选择以上三种方法中的其中一个进行操作。

4、编辑收件人信息

　　有了收件人列表，就要将他们的信息准确地插入到适当的位置。单击“下一步：撰写电子邮件”命令，进行添加收件人的各种信息(如图6)。

图６

　　例如信件开头的称呼可以单击“地址块”然后在弹出的对话框中选择类型模板，不过由于它们都是英文的，所以有些不方便。此外，还可以单击“问候语”来插入信件问候语，当然也是英文的，这一点实在是不方便。

图７

　　经过以上操作后，邮件的各种信息基本就完成了，单击“下一步：预览电子邮件”可以对电子邮件进行一下预览，如果没有问题的话，最后单击“完成合并”进入下一步，这时就可以选择“电子邮件…”选项，弹出“合并到电子邮件”对话框(如图7)，设置好相应的选项后，点击“确定”按钮后，所有的邮件就会自动进入Outlook发件箱自动进行发送。

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