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word邮件合并功能使用教程

2008-7-3 17:03:48  5691
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<p><font face="Verdana">word邮件合并功能使用教程</font>:用Word“邮件合并”和Outlook的通讯薄结合就可以“批量生产”这种“麻烦”的邮件。 </p>
<p><strong>1、制作联系人列表</strong></p>
<p>联系人列表几乎不用特别制作,我们可以直接使用Outlook通讯薄中的联系人资料,不过如果资料不全的话,还要一一添加完善。</p>
<p>除了利用Outlook的通讯薄外,我们还可以利用Excel制作联系人邮件列表。方法也非常简单,只要将联系人姓名和电子邮件地址分别以两个字段输入即可。</p>
<p><strong>2、撰写邮件正文、启动邮件合并向导</strong></p>
<p>像平时输入Word普通文档一样在Word中输入邮件内容,不过需要注意的是不要写邮件开头的称呼,完成之后单击“工具”菜单中的“信函与邮件”子菜单下的“邮件合并向导…”,此时Word右侧会弹出“邮件合并”任务窗口(如图1),在其中选择要制作的文档类型,有“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”和“目录”等供我们选择,此时我们应该选择“电子邮件”然后单击“下一步:正在启动文档”打开“选择开始文档”任务窗口。</p>
<p><font color="red">
<p align="center">
<table align="center">
<tbody>
<tr>
<td><img src="https://www.elecfans.com/article/UploadPic/2008-7/20087317323300.gif" align="center" border="1"/></td></tr>
<tr>
<td align="middle">图1</td></tr></tbody></table></p>
<p></font>&nbsp;</p>
<p><br/>&nbsp;</p>
<p><font color="red">
<p align="center">
<table align="center">
<tbody>
<tr>
<td><img src="https://www.elecfans.com/article/UploadPic/2008-7/20087317324353.gif" align="center" border="1"/></td></tr>
<tr>
<td align="middle">图2</td></tr></tbody></table></p>
<p></font>&nbsp;</p>
<p>
<p><font size="+0">这里有三个选项供我们选择,“使用当前文档”是指从当前活动窗口中的文档创建邮件;“从模板开始”是利用邮件模板来生成邮件;而“从现有文档开始”是指可以利用已经保存在电脑中的文档创建邮件。因为我们开始时已经在Word正文中输入邮件内容了,所以应该第一项“使用当前文档”(如图2)。最后单击“下一步:选取收件人”进入选择联系人列表步骤。</font> </p>
<p><strong>3、选择联系人列表</strong></p>
<p>  在选择收件人列表中有三个选项可以使用,“使用现有列表”、“从Outlook联系人中选择”和“键入新列表”(如图3)。这三种途径虽说方法不一样,不过都可以使用户达到目的,所以我们分别来详细了解一下。</p>
<p><font color="red">
<p align="center">
<table align="center">
<tbody>
<tr>
<td><img src="https://www.elecfans.com/article/UploadPic/2008-7/20087317324262.gif" align="center" border="1"/></td></tr>
<tr>
<td align="middle">图3</td></tr></tbody></table></p>
<p></font>&nbsp;</p>
<p>
<p>  选择“使用现有列表”,在窗口中间点击“选择另外的列表…”就会弹出“选择数据源”对话框,在这里我们可以选择各种形式的数据表文件,一般是Excel数据文件,选择一个,再选择存放收件人信息的工作薄,最后确定哪些邮件地址是有用的。确定数据列表后如果还有不满意的地方(例如邮件某个人的邮件地址或改名),可以在图3中单击“编辑收件人列表”按钮对刚才所做的选择进行修改。</p>
<p>  如果Outlook中通讯薄联系人列表比较完备的话,也可以选择“从Outlook联系人中选择”选项,然后就可以选择Outlook中的联系人列表来使用。同样也可以通过单击“编辑收件人列表”进行相关的操作。</p>
<p><font color="red">
<p align="center">
<table align="center">
<tbody>
<tr>
<td><img src="https://www.elecfans.com/article/UploadPic/2008-7/20087317325802.gif" align="center" border="1"/></td></tr>
<tr>
<td align="middle">图4</td></tr></tbody></table></p>
<p></font>&nbsp;</p>
<p>
<p>  最后一种情况比较麻烦一些,如果用户没有准备邮件列表而且Outlook通讯薄也不完备,那就只有使用这种方法了。选择“键入新列表”,然后单击“创建”,弹出“新建地址列表”对话框(如图4、5)。接下来在“姓氏”、“名字”和“电子邮件地址”文本框中输入收件人的姓名和Email地址,当然如果需要也可以输入其他详细信息。然后单击“新建条目”按钮输入下一个联系人的信息,依次类推把所有需要的联系人都输入到列表中,最后单击“关闭”按钮,在弹出的“保存通讯录”对话框中选择保存路径并输入文件名,再单击“保存”按钮进入“邮件合并收件人”对话框,如果不需要个性的话直接单击“确定”按钮,此时这个新建的列表就成了“现有列表”,可以“现有列表”中选择使用。<font color="red">&nbsp; </p>
<p align="center">
<table align="center">
<tbody>
<tr>
<td><img src="https://www.elecfans.com/article/UploadPic/2008-7/20087317325576.gif" align="center" border="1"/></td></tr>
<tr>
<td align="middle">图5</td></tr></tbody></table></p>
<p></font></p>
<p>
<p>  根据我们的自身情况,选择以上三种方法中的其中一个进行操作。</p>
<p><strong>4、编辑收件人信息</strong></p>
<p>  有了收件人列表,就要将他们的信息准确地插入到适当的位置。单击“下一步:撰写电子邮件”命令,进行添加收件人的各种信息(如图6)。</p>
<p><font color="red">
<p align="center">
<table align="center">
<tbody>
<tr>
<td><img src="https://www.elecfans.com/article/UploadPic/2008-7/20087317326659.gif" align="center" border="1"/></td></tr>
<tr>
<td align="middle">图6</td></tr></tbody></table></p>
<p></font></p>
<p>
<p>  例如信件开头的称呼可以单击“地址块”然后在弹出的对话框中选择类型模板,不过由于它们都是英文的,所以有些不方便。此外,还可以单击“问候语”来插入信件问候语,当然也是英文的,这一点实在是不方便。</p>
<p><font color="red">
<p align="center">
<table align="center">
<tbody>
<tr>
<td><img src="https://www.elecfans.com/article/UploadPic/2008-7/20087317327571.gif" align="center" border="1"/></td></tr>
<tr>
<td align="middle">图7</td></tr></tbody></table></p>
<p></font></p>
<p>
<p>  经过以上操作后,邮件的各种信息基本就完成了,单击“下一步:预览电子邮件”可以对电子邮件进行一下预览,如果没有问题的话,最后单击“完成合并”进入下一步,这时就可以选择“电子邮件…”选项,弹出“合并到电子邮件”对话框(如图7),设置好相应的选项后,点击“确定”按钮后,所有的邮件就会自动进入Outlook发件箱自动进行发送。</p>
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2008-7-3 17:03:48   评论 分享淘帖
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